Problem Çözme Süreci

Süreç, hayatın neredeyse her anında karşı karşıya kalınan bir olgu. Süreç, hukuksal çerçevede başlayıp, kişisel olarak elde edilmek istenen sonuca varmaya kadar uzanan  önemli bir kavramdır. Süreci bu denli önemli kılan durum ise bulunulan nokta ile varmak istene nokta arasında nasıl bir yol izleneceğini belirlenmesine dayanmaktadır.  Bu bağlamda bulunulan nokta ile varmak istenilen nokta arasındaki sürecin doğru ve eksiksiz tanımlanması neticesinde, varılmak istenilen noktada elde edilecek olan sonucun maksimum olma olasılığı yüksek olacaktır. Fakat, sürecin doğru ve eksiksiz tanımlanmadığı taktirde, varılan noktada sonucun minimum olma olasılığı yüksek olduğu gibi, istenmeyen neticelerin ortaya çıkmasına da neden olabilmektedir. Bu nedenle de istenilen hedefe veya amaca ulaşmak için, sürecin eksiksiz tanımlanması büyük önem arz etmektedir. 

Yaşamın her anında olduğu gibi, problem çözmede bir sürece tabiidir. Bundan dolayı da karşılaşılan bir durumun problem olup olmadığının anlaşılması gerektiği gibi, problem olması durumunda izlenecek olan adımlarda bir hayli önemlidir. Kişisel veya kurumsal hayatta karşılaştığı durumun bir problem mi? Değil mi? Sorusuna cevap verebilmesi, problem çözme sürecinde bulunan adımlara hakim olunup olunmamasına bağlıdır. Bu nedenle de probleme kalıcı bir çözümün bulunması, problem çözme sürecinin eksiksiz bir biçimde yerine getirilmesi gerektiği gibi problemin doğru tanımlanması da önem arz etmektedir. 

Problem Belirtilerinin Algılanması

Problem çözmenin ilk aşamasını oluşturmaktadır. Bu nedenle de ortada bir güçlüğün var olması ve hissedilmesi gerekmektedir. Bazen problem doğrudan belirti verebildiği gibi, ilgili kişiler tarafından hissedilmesi de  gerekebilmektedir. Bu nedenle de doğrudan belirti vermeyen problemler de hissedilen problemin ortaya çıkması için uygun durumun oluşturulması gerekmektedir. Problemi ortaya çıkarmak adına uygun durumu oluştururken sorulması gereken bazı sorular vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir. 

• Ortada bir problem veya hissedilen rahatsız edici bir durum var mı?
• Hissedilen rahatsız edici durum gerçekten bir problem mi?
• Eğer hissedilen rahatsız edici durum problem ise problem nereden kaynaklanıyor.
• Ortaya çıkan bu durum gerçek bir problemidir.
• Problem kimin veya kimlerin problemidir
• İçsel faktörlerden mi, dışsal faktörlerden mi kaynaklı bir problem
• Problem ile karşı karşıya kalmış kişi veya kişiler problemi nasıl algılamaktalar.
• Vb.

Bu ve bunun gibi sorular ile ortada olan rahatsız edici durumun gerçek problem olup olmadığının anlaşılması önem arz etmektedir. Bundan dolayı da, eğer rahatsız edici bir durumla karşı karşıya kalırsa, bu durumu problem olarak kabul ederek çözüm arayışlarına girmek yerine ilgili durumun gerçek bir problem olup olmadığını doğru yorumlanması büyük önem taşımaktadır. Bu bağlamda bir sonraki aşama olan problem tanımlama aşamasına geçilebilmesi için hissedilen rahatsız edici durumun gerçek bir problem olması ve doğru algılandığından emin olunmalıdır. Aynı zamanda problem birden fazla kişiyi ilgilendiren bir problem ise, bu durumda problemi herkes tarafından farklı algılanabileceğinden dolayı problemi tanımlama safhasına geçmeden problem ile ilgili herkesin görüşlerinin alınması gerekmektedir.  Önemli diğer bir husus ise var olan problemin hangi kişi veya kişilere ait olduğu net olarak bilinmesi gereken önemli bir husustur. Dolayısıyla da diğer kişileri de ilgilendiren bir problem ise, çözüme muhakkak onlarında dahil edilmesi gerekmektedir. 

Problemin Tanımlanması (Sınıflandırılması)

Ortada gerçek bir problemin olduğu anlaşılmasının ardından, problemin ne olduğunu net bir içimde oraya konulmasıdır. Bu bağlamda problemi tanımlamak aynı zamanda problemin sınırlarının çizilmesi anlamını da taşımaktadır. Problemin sınırlarının çizilmesi, problemin çözülebilmesi açısında oldukça önemlidir. Keza sınırları çizilmemiş bir problemin çözüm süreci de güç haline gelebilmektedir. Bu nedenle de problemi tanımlama safhasında muhakkak problem belli sınırlar çerçevesinde ele alınması gerekmektedir. Problem tanımlama safhasında dikkat edilmesi gereken bazı önemli hususlar, bu hususlar özellikle göz önünde bulundurulması gereken hususlardır.

• Problemi sınırlandırma çabası içerisinde iken problemin çok hızlı bir biçimde sınırlandırılmaması gerekmektedir. Keza çok hızlı sınırlandırılmış bir problemin, gerçek problemi tanım dışında bırakma olasılığı yüksektir. Bu nedenle de sınırlandırma yaparken gerçek problemin sınırların içerisinde olduğundan emin olunması gerekmektedir. 
• Problemi tanımlama aşamasında yapılan en büyük hatalardan biri de problem ile birlikte çözümünde tanımlanmasıdır. Problemi tanımlama aşamasında odaklanılması gereken nokta sadece problemi tanımlamak üzerine olmalıdır. Çözüm ise doğru tanımlanmış bir problemden sonraki aşamada gelmelidir.
• Problemin bir soru olarak tanımlanması gerekmektedir. Fakat burada dikkat edilmesi gereken önem bir husus, problemin kapalı uçlu bir soru olarak tanımlanmamasıdır. Yani soru evet / hayır sorusu olamamalıdır. Bu nedenle de problemi bir soru olarak tanımlarken açık uçlu soru şekline tanımlandığından emin olunması gerekmektedir. Açık uçlu sorular genellikle 5N-1K temeline dayanmaktadır. Bu da gerçek problemin dışarıda kalma olasılığını düşürmektedir. Örneğin satışlar nasıl artırılır? Yerine daha iyi hizmet nasıl verilir sorusunu sormak daha yerinde bir soru olacaktır. Keza hizmet kalitesini artırmış bir kurumun satışlarını artırmama olasılığı çok düşüktür.

Problem Analizi

Problem, bir bütün olarak tanımlanıp sınırları belirlendikten sonra, problem küçük parçalara bölünerek bu parçaların nasıl bir araya geldiklerini ve probleme neden olduklarının açıklanmaya çalışıldığı safhadır. Bu safhada parçaların bir araya gelip nasıl probleme yol açtığı önemli olduğu kadar parçalar arasında olan etkileşim de önemlidir. Bu nedenle de parçalar arasındaki ilişki ve etkileşim net bir biçimde ortaya konulmalıdır. Bu bağlamda da dikkat edilmesi gereken bazı özellikler vardır.

• Aceleci Olmamak; problem çözme süreci sistematik olarak ele alınması gereken önemli bir konudur. Problem çözücüler genellikle hızlı bir biçimde çözüme geçme eğilimi içerisindedirler. Bunun nedeni problemi  tanımlama esnasında zihinlerinde oluşturdukları çözümü hem uygulama isteğinden kaynaklanmaktadır. Fakat ortada bir problemin var olması aynı zamanda basit bir çözümün olmadığının da göstergesidir. Keza bir problem başka bir problemin alt sistemi olduğundan dolayı her problemin içinde farklı problemler olma olasılığı çok yüksektir. Bu nedenle de problemin hangi alt sistemlerden oluştuğu aralarında ne tür bir ilişkinin var olduğu bilinmesi gerekmektedir. Bu durum ortaya konulmadığı taktirde problemin çözülebilme olasılığı çok düşüktür. 
• Veri Toplama; problem analizi safhasının en önemli noktasıdır. Problem ile ilgili elde ne kadar verinin olduğu bilinmesi gerektiği gibi bu verilerin analiz için yeterli olup olmadığının da bilinmesi gerekmektedir. Verilerin yetersiz olması durumunda problemin analizini zora sokacağından dolayı daha fazla veri toplanması gerekmektedir. Yetersiz veri ile problemin çözüm sürecine devam edilmesi durumunda bulunacak olan çözümün geçici bir çözüm olduğu ve problemin var olmaya devam edeceği unutulmaması gerekmektedir. 
• Parçalara Bölme; yukarıda da değinildiği gibi bir bütün olarak tanımlanmış bir problemin parçalara bölünmesi oldukça önemlidir. Bu durumun önem arz etmesinin sebebi ise parçalara bölünmüş bir problemi daha kolay analiz edilmesine olanak sağlamaktadır. Bu durum aynı zamanda problemin çözülmesi için ne tür uzmanlıkların gerektirdiğini de oraya çıkarmaktadır. Bu da problemi çözmek için oluşturulacak olan ekipte, hangi uzman kişilerden oluşacağını belirlenmesinde kolaylık sağlamaktadır. 

Alternatiflerin Belirlenmesi

Problem çözme sürecinde, alternatiflerin belirlenmesi yaratıcılık gerektiren bir aşama olduğundan dolayı, alternatif belirleme sürecinin bir ekip tarafında gerçekleştirilmesi yaratıcı alternatiflerin belirlenmesinde önemli bir noktaya sahiptir. Bu nedenle de alternatif belirleme işlemi muhakkak bir ekip tarafından yapılması gerekmektedir. Bu bağlamada aceleci davranmak, yaratıcı alternatiflerin ortaya çıkmasında olumsuz etki yaratacağından acele hareket edilmemesine özen gösterilmelidir.

Alternatif belirleme sürecinde sık yapılan hatalardan biride başkaları tarafından ortaya atılan fikirlerin önemsiz, aptalca, işe yaramaz vb. davranışların sergilenmesi alternatif belirleme sürecini olumsuz etkileyeceği gibi fikri küçümsenen kişinin de bu süreçten soğumasına neden olacaktır. Bu nedenle de alternatif belirleme sürecinde ortaya atılan fikirlerin değerlendirilmemesine özen gösterilmesi gerekmektedir. Fikir değerlendirme aşamasın tüm alternatiflerin belirlendiğinden emin olunduktan sonra yapılası gerekmektedir. Bazen alternatif belirleme sürecinde bir noktada takılıp kalınması olası durumlardan biridir. Böyle bir durumla karşılaşıldığı zaman atılacak en mantıklı adımın, bir önceki adıma dönülmesi olacaktır. 

Alternatif belirleme sürecinde yeni ve yaratıcı bir alternatifin ortaya konulabileceği gibi var olanların arasında en iyi alternatif de seçilebilmektedir. Bu nedenle de yeni ve yaratıcı bir alternatif oraya konulamadığı taktirde var olan alternatifler arasında kıyaslama yapılarak en iyiyi seçme olanağı da vardır. Bu bağlamda önemli bir noktada daha önce aynı problem ile karşılaşmış olanların, probleme yaklaşım tarzları ve belirledikleri alternatifler incelenerek, artı ve eksilerini göz önünde bulundurarak alternatifler üzerinde geliştirme yapma kaidesi ile bu alternatifler kullanılabilmektedir. 

Değerlendirme

Değerlendirme safhası, problem çözme sürecinde, kritik bir safha olduğundan dolayı, değerlendirme aşamasına geçmeden önce dikkat edilmesi gereken önemli bir husus vardır. Bu husus, kriterlerin belirlenmesi hususudur. Bundan dolayı da değerlendirme aşamasına başlamadan önce problem çözme ekibinin ortak kriterler üzerinde fikir bilirliğine varıldığından emin olması gerekmektedir. Kriterler üzerinde fikir bilirliğinin sağlandığına emin olunduktan sonra, belirlenmiş olan alternatiflerin, kriterler ile karşılaştırılması sonucunda ortaya çıkan en iyi sonucun seçilmesi gerekmektedir. 

Değerlendirme aşamasının bir başka boyutu da, alternatifler kendi aralarında karşılaştırılması ve bu karşılaştırma sonucunda elenmesi gerekenler elendikten sonra kalan alternatifler yeniden değerlendirilebilir. Bu yöntemin uygulanması düşük nitelikli alternatiflerin elenmesinde önemli bir adımdır. Bu nedenle de değerlendirme aşamasında yüksek nitelikli alternatiflere göre kriterlerin belirlenmesi ve bu doğrultuda değerlendirme sürecine tabii tutulmaları en iyi çözümün bulunma olasılığını artıracaktır. 

Kriter, alternatiflerin içerisinde yer alan her bir unsur kriteri ifade etmektedir. Bu unsur veya unsurların hangisinin ön planda olacağını unsurların sahip olduğu nitelikler belirlemektedir. Nitelikten kasıt, her unsurun kendine has özellikler taşıdığından dolayı, problemin en iyi çözümü için hangisinin özelliklerinin daha iyi hizmet ettiği tercih edilebilirlik açısında büyük önem taşımaktadır. Buna da literatürde kriter belirleme olarak geçmektedir. 

İnsanoğlu her zaman kişisel değerlerini tatmin etme eğilimi içerisinde olduğundan dolayı, değerlendirme sürecine kişisel değerlerini tatmin edici kriter belirleme ve değerlendirme yapabilmektedir. Bu bağlamda göz önünde bulundurulması gereken iki nokta bulunmaktadır. Bunlardan ilk ki eğer kişi, doğrudan kendisiyle ilgili bir problem çözme süreci içerisinde ise, kişisel değerlerini tatmin edici kriterler belirlemek ve bu doğrultuda değerlendirme yapması söz konu olabilir. Fakat birden fazla kişiyi doğrudan ilgilendiren bir problem çözme süreci içerisinde kişisel değerleri tatmin etmek üzerine kriter belirleme ve değerlendirme yapılması çözümün optimum olması açısında dezavantaj yaratabilmektedir. Bu nedenle de karşılaşılan problemin bireysel mi yoksa birden fazla kişiyi etkileyen bir problem mi farkında olunması gerekir.

Karar Verme

Bir problemin ortaya çıkması ile birlikte aynı zamanda bir karar durumu da ortaya çıkmaktadır. Fakat her problem durumunun bir karar durumu olduğu gibi bir genelleme yapılması yanlış olacaktır. Bu nedenle de karşılaşılan problemin bir karar problemi olup olmadığının da farkında olunması gerekmektedir. Problemin bir karar problemi olma durumunda ise karar ve karar verme kavramının bilinmesi büyük önem arz etmektedir. Bundan dolayı da karar problemlerinde çözümün optimum olabilmesi için karar verme becerilerinin de geliştirilmesi gerekmektedir. Bu durumun göz ardı edilmesi durumunda ise, problem çözme süreci etkin bir biçimde yönetilmiş olsa dahi optimum çözüme ulaşılma olasılığını düşürmektedir. Bu nedenle de karar ve karar verme kavramı, problem çözümünde önemli bir yere sahip oluğundan dolayı göz ardı edilmemesi gerekir.  

Planlama

Problem çözme sürecinde planlama ayrı bir öneme sahiptir. Keza aynı problem ile karşılaşma olasılığının yüksek olduğu durumlarda, probleme yönelik çözüm faaliyetlerinin planlanması gerekmektedir. Problem çözümünün planlanabilmesi için çözümün yapıldığından emin olunması gerekir. Aksi taktirde çözümün planlanması herhangi bir anlam ifade etmeyecektir. Bu nedenle de planlama safhasında çözümün var olduğundan emin olunması büyük önem arz etmektedir. 

Planlama kavramı ile ilgili pek çok yöntemden söz etmek mümkün olmakla beraber problem çözme sürecinde, problemin çözümüne yönelik şematik planlama yönteminin tercih edilmesi önemlidir. Fakat bu durumda bir genelleme yapmak yanlış olacağında dolayı dikkate alınması gereken nokta problemin ne denli karmaşık olduğudur.  Buradan da anlaşılacağı üzere problemin karmaşıklığı ne tür bir planlama yönteminin seçileceğini de kısmen belirlemektedir. Bu durum da istenildiği taktirde her türlü problemin çözümünü planlamak için şematik yöntem kullanılabilir. 

Planlama yöntemi olarak şematik yöntemin önemli olmasının en büyük nedenlerinden biri, problemin çözümüne yönelik her adımın diyagramlar ile ifade edilerek izleme sürecini kolaylaştırmaktadır. Bu yöntemi kullanırken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar ise;

• Tüm faaliyetlerin listelenmesi
• Listelenen faaliyetlerin önceliklerinin belirlenmesi
• Öncelikler arasındaki ilişkinin tanımlanması
• Önceliklere ve ilişkilere uygun akış diyagramlarının kullanılması

Yukarıdaki adımların tamamlanmasının ardından ortaya akış çizelgesi çıkması gerekmektedir. Buna göre de her faaliyet için ayrılması gereken süreler belirlenebilir. Bu sürecin sonunda elde edilen çözüm planın, karşılaşılan benzer problemlerde nasıl çözüleceğine yönelik çözüm haritası elde edilmiş olunur. Bu durumda problemin çözülmesi için harcanacak olan zamanı minimize edilebilmesi için önem arz etmektedir. 

Problem Çözümünün Uygulanması

Uzun ve zahmetli bir sürecin son adımı olan çözümün uygulanması safhasında, problemi giderilmesine yönelik olarak belirlenen çözüm adımları uygulanırken göz önünde bulundurulması gerekenler aşağıdaki gibidir.

• Çözümün nasıl uygulanacağının belirlenmesi
• Çözümün uygulanması
• Uygulanan çözümün değerlendirilmesi

Yukarıdaki adımlar göz önüne alınarak çözüm problemi uygulandığı zaman, çözümün problemi çözüp çözmediği değerlendirilmesi gerekmektedir. Çözümün probleme uygulandığı zaman, problem ve problemin belirtileri ortadan kalkmış ise çözümün gerçekleştiği anlamına gelmektedir. Fakat problem belirtilerinin kısmen daha devam etmesi durumunda, sürecin tüm adımlarının tekrar değerlendirilerek hatanın nereden kaynaklandığının bulunması ve çözümün tekrar uygulanması gerekmektedir. 

Referanslar:

• KILIÇ, Prof. Dr. Tanıl. Problem Çözme ve Karar Verme Teknikleri. 2013.
• SALKAYA, Hazal. Problem Çözme Yöntemi. 2013.